Помимо выбора метода прогнозирования спроса, необходимо организовать процесс планирования спроса, в котором важное место занимает прогнозирование. Обычно на предприятиях в планировании спроса участвует много сотрудников различных отделов, и важно грамотно выстроить процесс их взаимодействия, чтобы он давал нужный с точки зрения качества результат.

На каждом предприятии процесс планирования спроса имеет свои особенности и конкретный состав участников, приведенная выше принципиальная схема рекомендуется как основа.

В процессе может быть задействовано множество людей, однако в нем обычно выделяют три основные роли:

  • Владелец (заказчик) процесса — должностное лицо, которое несет ответственность перед руководителем предприятия за качественный процесс планирования спроса. Обычно это один из высших руководителей предприятия (директор по маркетингу, коммерческий директор, директор по продажам, и т.п.), принимающий ключевые решения.
  • Координатор процесса — менеджер процесса, уполномоченный владельцем процесса выстраивать и совершенствовать процесс, а также поддерживать его в работоспособном состоянии. Координатор процесса несет ответственность за работу команды и за результаты процесса перед владельцем процесса.
  • Участники процесса (команда процесса) — это сотрудники организации, принимающие участие в процессе. Участники процесса могут собирать и обрабатывать исходные данные, формировать прогнозы спроса, оформлять и подготавливать к обсуждению результаты прогнозирования, и т.д.

Начинается процесс со сбора и подготовки исходных данных, их первичного анализа. Обычно собрать и подготовить данные для анализа сложнее, чем это может показаться. Проблемы бывают различные — нахождение данных в различных базах данных в несовместимых друг с другом форматах, низкое качество данных (ошибки при записи в базу данных, пропуски в данных при первичной регистрации информации и т.п.), неполнота данных для анализа и т.д. Важной частью подготовки исходных данных могут быть выделение и изоляция аномалий в данных, а также приведение данных к тому виду, который подходит для прогнозирования. Аномалии могут быть связаны как с ошибками ввода данных, так и реально имеющимися экстраординарными обстоятельствами (действительно имевший место крупный разовый не прогнозировавшийся заказ, не имеющий шансов повториться в будущем).

Приведение данных к необходимому для прогнозирования виду может быть связано с консолидацией или сортировкой данных по тем или иным признакам. Трудоемкость таких подготовительных работ может быть довольно значительна. При подготовке структуры данных, в целом, рекомендуется придерживаться нескольких основных правил:

  • Необходимо фиксировать данные о спросе, а не данные об отгрузках продукции согласно принятым заказам клиентов. Не каждая заявка клиента становится заказом, не каждая отгрузка продукции совершается точно в сроки, оговоренные заказом, однако заявки клиентов и есть первичная информация о спросе. На практике, к сожалению, довольно часто приходится встречаться с этой проблемой — не все заявки заказчиков фиксируются, а только заявки, ставшие заказами.
  • Данные о спросе необходимо фиксировать для тех же плановых периодов, которые используются для планирования производства, чтобы иметь возможность использовать прогноз спроса для планирования потребности в ресурсах, иначе теряется одна из важных функций прогноза.
  • Объект прогнозирования спроса должен быть такой же или однозначно совместимый с объектом, которым оперирует производство. Если прогнозирование спроса вести в одних координатах, а планирование производства — в других, никогда не получим интегрированную систему планирования.
  • Необходимо фиксировать спрос отдельно для каждой группы/типа клиентов — по каналам сбыта продукции, географии, иным критериям. Часто клиенты из различных групп показывают различную динамику спроса (например, для одного канала сбыта характерны частые, но некрупные заказы, а для другого — редкие, но очень крупные заказы). Необходимо подбирать для каждой группы клиентов свой метод прогнозирования спроса.
  • Очень важно записывать информацию об обстоятельствах сопутствующего характера, например, о мероприятиях по продвижению продукции, изменении цен, рекламной активности конкурентов, изменении факторов спроса и т.д. В дальнейшем это поможет совершенствовать модели прогнозирования спроса. Сначала это будет большая нагрузка на сотрудников предприятия, но это те затраты, которые окупятся в будущем.

После того как данные собраны, подготовлены и прошли первичную обработку, можно строить прогноз спроса. Сначала строят так называемый статистический прогноз, пользуясь при этом соответствующей моделью прогнозирования. Сейчас принято поддерживать на предприятии банк моделей прогнозирования спроса, проводя сравнительный анализ этих моделей с точки зрения их качества и выбирая ту из них, которая на данном историческом отрезке лучше объясняет динамику спроса. Решающую роль в построении статистического прогноза обычно играют аналитики предприятия.

После построения статистического прогноза используют дополнительно экспертную оценку для анализа и корректировки статистического прогноза, так как бывает необходимо учесть дополнительные, зачастую трудно формализуемые факторы, а также факторы, для которых еще не накоплено достаточно статистических данных. Например, у предприятия есть отрывочная информация о планах рекламной активности конкурентов, в статистическую модель эти данные не заложить, а игнорировать эти сведения нельзя. Соответственно, эксперты проводят корректировку статистического прогноза, получая так называемый менеджерский прогноз спроса. При этом важно, чтобы оставались записи о причинах, по которым прогноз был скорректирован, и о величине, на которую он был скорректирован. Это позволит позднее вернуться к этим оценкам и мотивам, чтобы учесть их в будущем.

После того, как сформирован менеджерский прогноз, подготавливается и проводится совещание по планированию спроса, результатом которого становится прогноз, на который предприятие будет опираться. При этом большую роль играет качество визуализации материалов, подготовленных к совещанию. Данные, представленные в наглядной и удобной для восприятия форме, способствуют принятию качественных решений. Важно, чтобы участники процесса планирования спроса высказывали конструктивные замечания, как по организации самого процесса, так и по форматам представления данных.

Резюмируя, можно отметить, что для эффективного прогнозирования спроса необходимы следующее:

  • поддержка руководства, выделение для процесса прогнозирования спроса средств и наличие формализованной понятной всем участникам процедуры;
  • использование релевантных методов прогнозирования и их совершенствование; применение необходимого программного обеспечения и инструментов визуализации (схем, графиков);
  • наличие утвержденного и исполняемого бизнес-процесса, в который вовлечены участники процесса из различных подразделений предприятия.