Открыть меню

Аналитические сессии

Аналитическая ссесия

Все компании на определенном этапе развития сталкиваются с тем, что эффективность их деятельности начинает снижаться, однако причины этого процесса непонятны. Как правило, трудности предприятия носят комплексный характер, но может сложиться ситуация, когда снижение эффективности провоцируют лишь один-два фактора. Например, неэффективное взаимодействие между подразделениями, вызванное отсутствием прописанных бизнес-процессов компании, дефицит управленческих навыков у руководителей подразделений, неспособность руководителей «договориться» между собой, наладить рабочее сотрудничество, работать «в одной команде» и т. п. Тренеру следует обратить внимание, что наилучшим методом анализа и поиска решений задач организационного развития являются аналитические сессии.

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ

Аналитические сессии – это универсальный инструмент решения сложных задач, стоящих перед компанией, и ее развития.

Аналитические сессии – это ряд мероприятий, нацеленных на достижение конкретного результата, в них включается анализ и прояснение целей и желаемого результата, анализ ситуации в компании с участием ключевых сотрудников организации, аналитическая работа, согласование полученного результата и его формализация.

С помощью аналитических сессий происходит решение актуальных для компании проблем с учетом ее особенностей и привлечением «лучших практик».

ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ АНАЛИТИЧЕСКИХ СЕССИЙ

Аналитические сессии применяются в решении различных консалтинговых задач, например, для определения стратегии развития компании, для разработки модели ключевых компетенций, для оптимизации организационной структуры, для построения локальных систем управления (в т. ч. системы найма сотрудников или технологии и управления продажами) и т.д. В результате проведения аналитической сессии организация может получить подробно разработанное решение задачи: план действий, регламент и т.п., а также снижение сопротивления персонала при внедрении решения.

Аналитическая сессия является универсальным инструментом решения сложных задач компании.Аналитическая сессия

ПРОЦЕДУРА ПРОВЕДЕНИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ СЕССИИ

Любая проблемная ситуация, с которой сталкивается компания, является уникальной. Решения, успешно примененные в других организациях, чаще всего оказываются неэффективными. Главной задачей при решении организационных проблем выступает объединение практических знаний и опыта ключевых сотрудников компании с теоретической подготовкой и опытом бизнес-тренера. С этой задачей успешно справляются аналитические сессии. Они позволяют в сжатые сроки добиться максимального результата.

Каждая аналитическая сессия по содержанию уникальна, однако, при работе с организацией консультант использует единую процедуру их проведения:

подготовительный этап;

написание сценария аналитической сессии;

проведение аналитической сессии;

обработка результатов;

обсуждение отчета с заказчиком.

 Подготовительный этап

На этом этапе бизнес-тренер должен решить две задачи: первая – постановка целей сессии и вторая — выбор участников.

Постановка целей сессии

Для того чтобы корректно сформулировать цели сессии, необходимо детально изучить проблемное поле задачи, прояснить видение этого вопроса у заказчиков мероприятия.

Для этого проводится полуструктурированное интервью с заказчиком. Бизнес- тренер проясняет результаты, которых необходимо добиться, причины, по которым проблема стала актуальной, а также все особенности компании и коллектива, которые могут иметь значение для решения этой задачи.

Вопросы в интервью должны быть направлены на такие области как:

стратегическое управление (как развивалась компания, каковы ее планы, трудности, достижения и т.д.);

дальнейшее видение своей компании (место на рынке, масштаб деятельности, перспективы развития и т.д.);

управление персоналом (как осуществляется управление персоналом в компании, выявление компетенции сотрудников и т.д.);

проблемные области (проблемы, которые стоят перед компанией, и возможные пути их решения);

корпоративные ценности.

Это лишь часть областей, по которым происходит сбор информации; в целом, тренер выбирает сферы для анализа, исходя из конкретных проблем или решаемых вопросов.

Пример: «Аналитическая сессия по созданию организационной структуры компании»

Цели сессии:

  1. Создать организационную структуру компании.
  2. Детализировать и описать функциональные обязанности сотрудников в новой организационной структуре.

Области предварительной диагностики при работе с заказчиком:

  1. Определение видения заказчика относительно стратегии развития бизнеса.
  2. Анализ существующих и планирующихся бизнеспроцессов в соответствии со стратегией компании.

Выбор участников

Для участия в аналитической сессии приглашаются руководители организации и ключевые сотрудники, связанные с данной областью деятельности компании.

Например, в подготовке аналитической сессии, посвященной увеличению объема продаж, должны участвовать директор организации, директор по маркетингу, директор по продажам, руководители отделов продаж, а также ведущие менеджеры по продажам. Кроме того, могут присутствовать директор по логистике и директор по закупкам, т.е. те люди, которые непосредственно связаны с этой сферой деятельности.

Присутствие руководителей на аналитических сессиях необходимо, так как они обладают целостным видением, которым не владеет линейный персонал.

Для повышения эффективности аналитических сессий важно привлекать к участию в них ключевых сотрудников.

Ключевые сотрудники — это сотрудники, обладающие знаниями и навыками, необходимыми для успешного функционирования и развития компании.

Написание сценария аналитической сессии

На этом этапе прописываются порядок и процедура групповой работы, вопросы, которые будут вынесены на обсуждение, подбирается дополнительная информация, которая может понадобиться.

Проведение аналитической сессии

В непосредственном проведении аналитической сессии, которая, как правило, длится 2-3 дня, принимают активное участие все сотрудники компании, способные повлиять на решение обозначенной проблемы. Бизнес-тренер проводит групповые дискуссии, рамочные игры, поисковые конференции, моделирует конкретные ситуации из практики организации, организует и дает обратную связь, предоставляет необходимую информацию. Участники анализируют проблему, предлагают решения, рассматривают варианты развития событий.

На этом этапе составляется предварительный план действий и происходит распределение зон ответственности.

В процессе аналитических сессий у сотрудников вырабатывается единое видение решения вопроса, которое они готовы воплощать в жизнь.

Важно отметить, что для решения комплексных вопросов может понадобиться несколько аналитических сессий.

Пример:

Основные темы, которые были рассмотрены участниками на аналитической сессии по стратегическому планированию:

Триада: Миссия, Видение, Стратегия;

Что такое Миссия, элементы Миссии, критерии «правильной Миссии»;

Что такое Видение, элементы Видения, цели, которым служит Видение, основные вопросы, на которые надо ответить при разработке Видения;

SWOT – анализ организации;

Стратегия и стратегические цели;

Правила постановки целей;

Маркетинговый комплекс как инструмент позиционирования организации на рынке;

Алгоритмы позиционирования, карта позиционирования.

Направленность заданий для группы на аналитической сессии по стратегическому планированию:

Осознание участниками сессии внутренних ресурсов и дефицитов в области стратегического планирования;

Побуждение участников сессии к продуцированию как можно большего количества вариантов Видения компании, Стратегии, позиционирования компании на рынке;

Формирование мотивации на взаимодействие в управленческой команде при обсуждении задач, актуальных для компании;

Организация результативного и эффективного взаимодействия при работе в малых группах;

Формирование навыков в области целеполагания и управленческой коммуникации;

Поиск дополнительных возможностей позиционирования на рынке.

Обработка результатов

На этом этапе тренер систематизирует и анализирует всю полученную информацию, фиксирует выбранное командой решение проблемы, дополняет его своими рекомендациями и выводами, излагает разработанный план действий с распределением ответственности между участниками сессии. Все материалы тренер оформляет в виде отчета.

Обсуждение отчета с заказчиком

На завершающем этапе происходит обсуждение отчета с заказчиком аналитической сессии. В отчете содержится полный объем информации относительно процесса и результатов сессии.

На основании этих данных тренер предоставляет рекомендации и, при необходимости, согласует дальнейшие действия. Итогом этого может стать как утвержденный план изменений, так и новая сессия, основанием для которой служат наработки, сделанные в ходе предыдущей работы.

В случае, если основная часть работы на этом завершается, следующим шагом в совместной работе тренера с участниками проекта будет фиксирование результата в виде нормативных документов компании (инструкций, технологий и т.п.).

По материалам аналитической сессии и с учетом пожеланий заказчика может быть разработана программа обучения, направленная на развитие необходимых компетенций участников сессии.

Аналитическая сессияРОЛЬ ТРЕНЕРА

Основной ролью, которую выполняет бизнес-тренер во время проведения аналитической сессии, является роль модератора и фасилитатора. Другими словами, тренер осуществляет организацию взаимодействия между участниками, обеспечивает максимально конструктивную коммуникацию, задает вопросы таким образом, чтобы активизировать процессы внутри группы. Как описывалось ранее, тренер проясняет все трудности, возникшие у компании, выясняет, какие результаты должны быть достигнуты, дает всю необходимую информацию для продуктивной работы, структурирует и направляет процесс обсуждения, подводит итоги, обобщает результаты.

Опытный тренер осуществляет скрытый контроль происходящих в группе процессов, является направляющим звеном, отслеживает логику работы участников с помощью приемов активного слушания, вносит свои предложения, дает рекомендации и, по итогам сессии, анализирует всю информацию, согласовывает ее с заказчиком, составляет отчет и формализует результат.

© 2017 Ростовская Школа Логистики · ИП Матвеев Валерий Владимирович
ОГРНИП 315619600050333